Task mining: cómo potenciar la productividad al infinito

La minería de tareas consiste en registrar y analizar cada acción de un usuario dentro de una tarea específica, tanto aquellas que se realizan de manera manual como las que se ejecutan con la ayuda de las herramientas informáticas.

El objetivo de este concepto es comprender la actividad con el máximo nivel de detalle para generar mejoras, optimizar todo lo que sea posible y hasta detectar oportunidades de automatización.

Una estrategia de task mining logra el máximo de su potencial cuando se la combina con process mining.

Si bien muchas veces se confunden ambos conceptos, cada uno tiene un propósito diferente.

Máxima potencia con process mining

Process mining pone el foco en el proceso, desde el punto en el que inicia hasta el momento en que termina. 

Por ejemplo, si el proceso elegido es “fabricación”, esta tecnología pondrá la lupa sobre todo lo que ocurre entre que llega la materia prima y sale el producto terminado, incluyendo el análisis de todos los subprocesos intermedios.

Task mining, por su parte y como mencionamos, se centra en las tareas, es decir, en el componente más pequeño de esos procesos. 

Analiza cada paso realizado por un colaborador para completar su trabajo y busca optimizar en esa instancia altamente granular.

En resumen, la minería de tareas analiza los datos de los dispositivos del usuario para ofrecer a las empresas visibilidad completa de cómo se ejecuta el negocio, no solo desde el punto de vista del proceso, sino además, y fundamentalmente, desde las personas.

Process Mining: El salto del proceso a la tarea

En un proceso sencillo como puede ser el ingreso de facturas, aparecen pasos como descargar ese documento de un correo electrónico, copiar la información en una hoja de cálculo, validar los datos y, si todo está aprobado, cargar la factura recibida en el ERP.

Cada uno de esos pasos involucra numerosas tareas para un colaborador: leer el correo electrónico, descargar el adjunto, abrir la aplicación de carga de datos, cargar datos manualmente si es necesario, revisar los cambios, guardar el archivo con los datos agregados…

La minería de tareas registra precisamente todas esas interacciones del usuario con las diferentes interfaces de su estación de trabajo.

Más inteligente que nunca

Hoy existen herramientas que no solo capturan todo (desde un clic del mouse hasta las pulsaciones de las teclas, desde los ingresos a los diferentes sistemas hasta las acciones realizadas con los archivos) sino que además lo hacen de manera inteligente.

En efecto, gracias a la inteligencia artificial (incluyendo reconocimiento de patrones, procesamiento de lenguaje natural, análisis de video o reconocimiento óptico de caracteres) logra niveles de detalle sin precedentes y genera recomendaciones altamente precisas.

¿El beneficio adicional?

Mejora de manera significativa la experiencia del usuario.

El efecto cascada está garantizado. Tareas óptimas, con desvíos evitados a un nivel de granularidad extrema, promueven procesos óptimos.

¿Hay una forma mejor de hacer las tareas? Task mining la descubrirá.

¿Te interesaría aplicar el concepto de task mining dentro de tu organización?

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